Ведущий специалист отдела делопроизводства / офис-менеджер

Обязанности:

• ведение делопроизводства Общества в полном объеме (включая документирование, документооборот и хранение документов в соответствии с установленными в Обществе требованиями);
• работа в программе электронного документооборота: внесение на согласование писем и договоров, контроль сроков выполнения поручений и прохождения согласований;
• участие в подготовке проектов документов (писем, реестров, приказов) в соответствии с требованиями Общества;
• проверка качества подготовки и оформления документов, передаваемых на подпись руководителю;
• участие в разработке документов Общества в части делопроизводства: номенклатура дел, инструкции, памятки, шаблоны, бланки и др.
• участие в подготовке тендерной документации;
• организация взаимодействия с курьерскими и почтовыми службами;
• осуществление приёма и перенаправления телефонных звонков руководству и работникам Общества в соответствии с правилами делового общения и речевого этикета;
• организация приёма посетителей, оформление пропусков, при необходимости подготовка и сервировка чайного/кофейного стола, приготовление напитков (чай, кофе, вода);
• участие в планировании рабочего времени руководителя;
• участие в организации совещаний, корпоративных мероприятий;
• ведение организационного обеспечения командируемых работников и руководства, в т.ч. заказ такси, железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения;
• выявление и обеспечение потребности офиса в канцтоварах, расходных материалах и иных товарно-материальных ценностях, необходимых для осуществления производственной деятельности;
• ведение и контроль выполнения договорных обязательств по договорам, переданным в управление согласно должности.

Требования:

• высшее профессиональное образование;
• опыт работы от 1 года в аналогичной должности;
• хорошее знание делопроизводства, знание федеральных законов и профильных ГОСТ является преимуществом;
• знание одной из систем электронного документооборота;
• уверенное владение ПК, пакета MS Office или аналогичного;
• умение пользоваться оргтехникой;
• ответственность, доброжелательность, коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь, внимательность, аккуратность, организаторские и аналитические способности.

Условия:

• испытание при приеме на работу три месяца;
• график работы пн.-чт. с 9.00 до 18.00, пт. до 17.00;
• офис м. Калужская или м. Зюзино;
• оформление в соответствии с ТК РФ;
• официальная заработная плата (уровень обсуждается на собеседовании и зависит от уровня квалификации, а также профессиональных знаний и навыков). В случае, если в Вашем резюме не указаны зарплатные ожидания, укажите их в сопроводительном письме;
• возможность профессионального развития и карьерного роста;
• оформление полиса добровольного медицинского страхования после окончания испытания.